Les pièces annexes de l’état civil : on y pense pas assez !

mercredi 15 octobre 2014
par  GeneO

Qu’est-ce qu’une pièce annexe ?


Quand un couple désire se marier, il doit se livrer à certains préparatifs dont la cérémonie à la Mairie. Avant le jour J, il lui faudra fournir des pièces justificatives afin que l’officier d’état civil puisse établir l’acte de mariage en bonne et due forme :
- certificats de publication des bans ;
- extraits d’actes de naissance (ou s’ils demeurent introuvables, actes de notoriété, actes de baptême) ;
- attestations de domicile ;
- consentements ;
- certificats de nationalité …

Consentement au mariage de Jeanne Hiriart, 29 janvier 1836, Larressore (extrait des pièces annexes de l'état civil de Saint-Pée-sur-Nivelle)
Consentement de Jeanne Hiriart, 29 janvier 1836, Larressore (extrait des pièces annexes de Saint-Pée-sur-Nivelle)

Ces documents, fournis par les futurs époux sont conservés un certain temps par les services de la mairie, normalement réunis dans un dossier à part puis regroupés en fin d’année. Ils sont ensuite versés au greffe du Tribunal civil de la même manière que le sont les registres de naissances, mariages, décès.
Certains ont cependant été conservés au sein même de la Mairie mais pas toujours.

De façon plus générale, les pièces annexes de l’état civil correspondent aux documents qui doivent être remis à l’officier d’état civil pour qu’il puisse rédiger ou transcrire un acte dans un registre d’état civil.

Peut-on retrouver les pièces annexes ?

Ces documents "temporaires" ne sont pas forcément conservés. Ils existent par ailleurs en tant qu’originaux et ne sont pas jugés utiles à long terme. Ils sont donc, en principe, détruits.

Toutefois certains ont subsisté et ont été transférés aux archives départementales, soit par le biais des greffes des tribunaux, soit par les communes. Ils s’en trouvent aussi certains qui ont été retrouvés au gré de tris, classements et archivages menés dans les locaux mêmes des services d’archives.

De par leur nature et les raisons pour lesquelles elles ont été constituées, les "pièces annexes" constituent donc des ensembles au contenu varié, concernant des lieux et périodes diverses, d’importance matérielle inégale.

Nous insisterons donc particulièrement sur le fait que la conservation de ces pièces est totalement aléatoire.

Intérêt

- Elles peuvent venir combler une lacune dans les registres d’état civil d’une commune ;
- elles peuvent préciser les dates et lieux de naissance d’une personne à des époques où les actes manquaient encore de précision ;
- elles peuvent faire découvrir des éléments de l’histoire familiale qui seraient restés inconnus car non répercutés dans les actes de naissance, mariage ou décès eux-mêmes.

Mais elles sont particulièrement intéressantes quand il s’agit de pièces se rapportant à des personnes nées à l’étranger.

Acte de baptême de Martin Elorga
Acte de baptême de Martin Elorga, 8 mars 1808, Urdax (extrait des pièces annexes de l’état civil de Saint-Pée-sur-Nivelle)

Où sont ces pièces annexes ?

Vous l’aurez compris, elles sont disséminées dans des endroits divers ! Ce qui rend leur recherche compliquée, voire totalement aléatoire. On peut en effet tomber dessus en tournant les pages d’un registre de naissance, de mariage ou de décès : un acte intercalé entre deux pages, ou même tout un lot qui vient épaissir le registre.

Elles peuvent aussi avoir été réunies ensemble dans un dossier distinct et conservées en l’état par le greffe des tribunaux puis reversées aux AD. On trouve quelques uns de ces dossiers, avec les registres d’état civil. Ils ont alors été microfilmés par les Mormons, au même titre que les naissances, mariages et décès et numérisés par les AD puis proposés en libre consultation dans les archives en ligne (voir par exemple dans l’état civil de Saint-Pée-sur-Nivelle).

D’autres de ces pièces annexes, sauvées de la destruction par un archiviste, ont été réunies par communes et classées en sous-série 128 J. Les pièces proviennent d’un versement du Tribunal de Grande Instance et contiennent surtout des publications de mariage.

Dans les fonds déposés par les communes, en E dépôt (Archives communales), on en retrouvera également de belles séries.

Dans la sous-série 1 J (pièces isolées et petits fonds) on remarque aussi une série de pièces annexes destinées à la publication de bans de mariage et retrouvées en cours de classement de 1817 à 1917 avec des interruptions dans les périodes, (1 J 1921/1-4) et enfin des pièces justificatives fournies par des ressortissants britanniques en vue de mariages franco-britanniques ou entre britanniques résidant dans le département des Basses-Pyrénées entre 1837 et 1853 (1 J 1190).

Les exemples cités ne sont bien sûr pas exhaustifs.

Ne pas confondre avec

Les transcriptions : report par l’officier d’état civil d’un acte d’état civil établi ailleurs que dans sa commune ou d’une décision judiciaire ou administrative.

Les mentions marginales : elles servent à établir une relation entre deux actes d’état civil, ou un acte d’état civil et une décision judiciaire ou administrative. Lisez notre article sur les mentions marginales pour en connaître l’usage.

Relevés

Nous avons relevé quelques dossiers de pièces annexes quand ils étaient numérisés.
- Aïnhoa
- Souraïde

Listes et inventaires

Il n’existe pas d’inventaire exhaustif des pièces annexes. Après la lecture de ce qui précède, l’on peut comprendre aisément pourquoi.
Nous avons tenté cependant d’en dresser un petit état, par communes.
Pour cela, nous avons relevé leur mention dans trois fonds distincts :
- la 128 J : consultable uniquement à Pau ;
- les dépôts des communes (archives communales en E dépôt) : consultables au Pôle d’archives de Bayonne (communes du Pays Basque) ;
- en 5 MI : état civil numérisé et mis en ligne sur le site internet des AD64 earchives.cg64.fr

CommunesSérie J (Consultation à Pau)Archives communales (consultation à Bayonne)Etat civil numérisé (consultation sur le site des AD64)
Aincille Aincille 128 J 8 1821 à 1843
Alçay-Alçabéhéty-Sunharette Alçay (Alçabéhéty-Sunharette ) 128 J 9 1813 à 1900 1815-1817
Alçay (Alçabéhéty-Sunharette ) 128 J 10 1901 à 1927
Aïnhoa Aïnhoa "Mariages
1833-1853
5MI14
"
"Mariages 1873-1882
5MI14"
Aldudes (Les) Aldudes (Les) 128 J 11 1818 à 1843 1823-1826 "E DÉPÔT ALDUDES E 1
Pièces annexes d’état civil
1801-1953"
"Mariages An V-1806
5MI16"
Alos-Sibas-Abense Alos-Sibas-Abense 128 J 12 1815 à 1927 "Alos:1820-1821
Sibas:1828
Abense:1816,1817,1819-1821,1853"
Amendeuix-Oneix Amendeuix-Oneix 128 J 13 An XI à 1843 "Oneix:1806,1807 1809-1811
Amendeuix:An XI-AnXIII,1806-1816"
Amorots-Succos Amorots-Succos 128 J 14 1814 à 1843 "Amorots:1816
Succos:1823-1828"
Anhaux Anhaux 128 J 20 1817 à 1853 1818
Arbérats-Sillègue Arbérats-Sillègue 128 J 27 1817 à 1843 "Arberats:1838
Sillègue:1838"
Arbouet-Sussaute Arbouet-Sussaute 128 J 28 1817 à 1843 "Arbouet:1818,1819
Sussaute:1814-1816,1843"
Arhansus Arhansus 128 J 37 An XIV à 1843 1807-1812,1814-1816
Armendarits Armendarits 128 J 38 1816 à 1843
Arnéguy Arnéguy 128 J 39 1809 à 1843 1813-1815,1817
Aroue (Ithorots-Olhaïby) Aroue (Ithorots-Olhaïby) 128 J 41 An VIII à 1841 An XI-1816,1828,1834-1838
Arrast-Larrebieu Arrast-Larrebieu 128 J 42 An VII à 1843 "Arrast:1815-1816
Larrebieu:An IX,1807,1809-1810,1814-1817,1819-1820"
Arraute-Charritte Arraute-Charritte 128 J 43 1813 à 1843 Charrite:1820,1823
Ascarat Ascarat 128 J 62 1821 à 1843 1825
Aussurucq Aussurucq 128 J 73 1810 à 1853 1815-1817,1820-1821
Ayherre 5MI86
Banca la Fonderie Banca la Fonderie 128 J 78 An XI à 1853 1813-1817,1834-1835
Barcus Barcus 128 J 79 An XI à 1835 An XIV,1811
Barcus Barcus 128 J 80 1836 à 1843
Barcus 128 J 81 1879 à 1888
Bardos 5MI94
Bassussarry "Mariages 1843-1853
5MI99"
Bayonne Bayonne 128 J 85 An XI à 1813
Bayonne 128 J 86 1814 à 1827
Bayonne 128 J 87 1828 à 1835
Bayonne 128 J 88 1840 à 1853 1841-1853,1848-1850
Bayonne 128 J 89 1854 à 1860
Bayonne 128 J 90 1861 à 1865
Bayonne 128 J 91 1866 à 1871
Bayonne 128 J 92 1872 à 1876
Bayonne 128 J 93 1877 à 1880
Bayonne 128 J 94 1881 à 1884
Bayonne 128 J 95 1886 à 1890 1886 (2 eme publication)
Bayonne 128 J 96 1891 à 1894
Bayonne 128 J 97 1895 à 1897
Bayonne 128 J 98 1898 à 1900
Bayonne 128 J 99 1901 à 1904
Bayonne 128 J 100 1905 à 1908
Bayonne 128 J 101 1909 à 1914
Bayonne 128 J 102 1915 à 1922 1917-1918
Bayonne (Divorces Adoptions) 128 J 103 An IX à 1813
Béguios Béguios 128 J 106 An XI à 1843 1809-1811
Béhasque-Lapiste Béhasque-Lapiste 128 J 107 1807 à 1843 "Béhasque:1808,1811,1813,1818-1819,1835
"
Behorleguy Behorleguy 128 J 107 1807 à 1843 Béhorléguy:1819
Bergouey-Viellenave "Bergouey
Mariages 1813-1832
Viellenave Mariages
1823-1832
1843-1853
5MI113"
Berrogain-Larruns Berrogain-Larruns 128 J 114 An XI à 1853 1807-1812, 1816-1817 "Mariages An V-1806
5MI115"
"Mariages 1795-1805
1843-1852
5MI115"
Berrogain-Larruns 128 J 115 1854 à 1927
Beyrie-sur-Joyeuse Beyrie-sur-Joyeuse 128 J 118 An XI à 1843 An XIII,An XIV,1807-1813 "Mariages 1833-1842
5MI121"
Biarritz Biarritz 128 J 119/1 An XII à 1885 1865,1881
Biarritz 128 J 119/2 1886 à 1902
Bidache "1793-1806
1813-1822
1823-1832
1833-1842
1843-1852
1853-1862"
Bidarray Bidarray 128 J 120 An XI à 1839 An XII,1818
Biriatou 5MI130
Boucau "Mariages 1873-1882
5MI140"
Bunus Bunus 128 J 138 An XI à 1853 1808-1809-1817,1824
Bussunarits-Sarrasquette Bussunarits-Sarrasquette 128 J 139 1809 à 1853 Sarrasquette:1817-1819
Bustince-Iriberry Bustince-Iriberry 128 J 139 1809 à 1853 1822,1829
Came 5MI161
Camou-Cihigue Camou-Cihigue 128 J 143 An XII à 1904 "Camou:1808-1812,1813-1817,1832,1834
Cihigue:1808-1816
Camou-Cihigue:1833,1907"
"E DÉPÔT CAMOU-CIHIGUE E 3
1893-1894
Certificats de notaire,pièces diverses"
Charritte-de-Bas Charritte-de-Bas 128 J 159 1817 à 1840 1838-1839
Chéraute Chéraute 128 J 160 1807 à 1843 1808-1811,1814-1815,1817-1823,1837
Ciboure Ciboure 128 J "E1 Correspondance relative à des demandes d’extraits d’actes d’état civil pièces annexes d’état civil An XII-1845" "Mariages 1813-1832, 1843-1862 5MI189" "Mariages 1881 1895 5MI189"
Domezain-Berraute Domezain-Berraute 128 J 168 1843 à 1843 "E1
Pièces annexes d’état civil
An II 1815"
"Domezain
5MI202"
Domezain 128 J 168 1819 à 1843
(Domezain) Berraute 128 J 168 1818 à 1842 1821
Espès-Undurrein Espès 128 J 174 An XII à 1841 An XIV,1808-1811,1816 "Espès Mariages An II-1806 Undurrein Mariages An II-1806 Espès-Undurrein Mariages 1843-1852 5MI214"
( Espès) Undurrein 128 J 174 1813 à 1842 1814,1816-1817,1837
Espès-Undurrein 128 J 174 1844 à 1927 1856,1859,1901-1920
Esterençuby Esterençuby 128 J 175 1842 à 1853 1843,1849
Etcharry Etcharry 128 J 179 1817 à 1850 1843-1845
Etchebar Etchebar 128 J 179 1807 à 1843 1808-1814,1819
Gabat Gabat 128 J 184 An XIV à 1842 1807-1817
Gamarthe Gamarthe 128 J 184 1816 à 1843 1817,1819,1821-1822
Garindein Garindein 128 J 187 An XI à 1926 1848-1849
Garris Garris 128 J 189 1817 à 1853
Gestas Gestas 128 J 194 1820 à 1927 1833,1844-1910
Gotein-Libarrenx Gotein 128 J 196 1810 à 1843 1811-1816
(Gotein) Libarrenx 128 J 196 1813 à 1841 1827,1842-1843
Gotein-Libarrenx 128 J 196 1844 à 1858
Gotein-Libarrenx 128 J 197 1859 à 1874
Guiche "Extraits d’actes d’état-civil,
de minutes et certificats
de permission, promesse et publication de mariage.
5MI250"
Guinarthe-Parenties Guinarthe 128 J 200 1809 à 1843 1810-1812,1815-1824,1831-1832,1835
(Guinarthe) Parenties 128 J 200 An XIV à 1842 1807-1817
Guinarthe-Parenties 128 J 200 1844 à 1853
Hasparren 5MI256 "Publication des
mariages
5MI256"
Haux Haux 128 J "E 1
Pièces annexes d’état civil
1810-1948"
Hendaye "Mariages 1823-1832
1853-1862
5MI260"
Hôpital-Saint-Blaise Hôpital-Saint-Blaise 128 J 209 1820 à 1927 1835-1837,1839
Hosta Hosta 128 J 209 An XI à 1843 An XII-1817,1827,1835
Ibarrolle Ibarrolle 128 J 210 1813 à 1843
Idaux-Mendy Idaux 128 J 210 An IX à 1842 An XI,An XIV-1809,1811-1817,1819-1822,1840
Mendy 128 J 210 An XIV à 1841 1836
Idaux-Mendy 128 J 211 1843 à 1869
Idaux-Mendy 128 J 212 1870 à 1899
Idaux-Mendy 128 J 213 1900 à 1927
Ilharre Ilharre 128 J 215 1807 à 1843 1808-1817,1836 "Mariages 1863-1872
1883-1892
5MI272"
Irissarry Irissarry 128 J 215 An IX à 1843 An XIV,1807
Irouléguy Irouléguy 128 J 216 1817 à 1839 1825
Ispoure Ispoure 128 J 216 1808 à 1843
Isturits "Publication de bans et actes préliminaires
de divorce
5MI277"
"Mariages 1823-1853
5MI277"
Ithorrots-Olhaïby Ithorrots-Olhaïby 128 J 218 1817 à 1843 "E 1
Pièces annexes d’état civil
1791-1830"
Jaxu Jaxu 128 J 221 1820 à 1843 "Mariages 1843-1852
5MI283"
Juxue Juxue 128 J 222 1817 à 1843 "Mariages 1843-1852
1863-1872
5MI285"
Labastide-Clairence "Mariages
1813-1822
1833-1862
5MI289
"
Labets-Biscay Labets-Biscay 128 J 227 1813 à 1843 1815
Lacarre Lacarre 128 J 228 An XIV à 1843 1807-1812,1815-1818,1829,
Lacarry-Arhan-Charritte-de-Haut Lacarry-Arhan-Charritte-de-Haut 128 J 228 1813 à 1853 1814-1822,1831
Lacarry 128 J 229 1854 à 1885 "E 4
E DÉPÔT LACARRY E 4
1845-1901
"
Lacarry 128 J 230 1886 à 1927
Laguingue-Restoue Laguingue 128 J 236 1818 à 1843 1821,1831-1836,1839
(Laguingue) Restoue 128 J 236 1807 à 1840 1808,1810-1812,1815,1817-1819
Laguingue-Restoue 128 J 236 1849 à 1927 1851 "E DÉPÔT LAGUINGE-RESTOUE E art. 1
Pièces annexes d’état civil
"
Larceveau-Arros-Cibits Larceveau (Arros-Cibits ) 128 J 246 An XI à 1843 An XII-An XIV,1807-1811,1813-1815
Arros (Larceveau-Arros-Cibits) 128 J 246 An XIV à 1842 1807-1817,1820
Cibits (Larceveau-Arros-Cibits ) 128 J 246 An XIV à 1842 1807-1816,1818
Larrau Larrau 128 J 248 An XIV à 1879 1807-1819
Larrau 128 J 249 1880 à 1927
Larribar-Sorhapuru Larribar-Sorhapuru 128 J 251 An XIV à 1853
Larribar-Sorhapuru 128 J 251 1870 à 1910
Lasse Lasse 128 J 254 1818 à 1843
Lécumberry Lécumberry 128 J 260 1807 à 1843 1808-1811,1813-1817,1821 "Mariages 1843-1852
5MI327"
Lichans-Sunhar Lichans-Sunhar 128 J 275 1807 à 1927 1812-1817
Licq-Athérey Licq-Athérey 128 J 277 An XI à 1865 "Licq:An XI-An XIV,1807-1815,
Atherey:1809-1818,1820-1821,1832"
Licq-Athérey 128 J 278 1866 à 1927
Lohitzun-Oyhercq Lohitzun-Oyhercq 128 J 281 An XIII à 1843 An XIV-An XV,1807-1813,1815-1816
Luxe-Sumberraute Luxe-Sumberraute 128 J 298 An XI à 1839 1826
Macaye "Mariages 1823-1832
5MI364"
"Mariages 1863-1872
5MI364
"
Masparraute Masparraute 128 J 303 1821 à 1843
Mauléon Mauléon 128 J 306 1808 à 1839 "Mauléon Mariages
1833-1840
5MI371
Licharre Mariages
1823-1832
5MI371"
"Mauléon Mariages
1823-1825
5MI371
Mauléon-Licharre
1841-1852
5MI371"
Mauléon 1917 à 1926
Mendionde "Mariages 1823-1854
5MI377"
"Mariages 1813-1822
5MI3779"
Mendive Mendive 128 J 312 1812 à 1843 1813-1815,1817,1834 "Mariages 1853-1859
5MI379"
"Mariages 1873-1882
5MI379"
Moncayolle-Larrory-Mendibieu Moncayolle (Larrory-Mendibieu) 128 J 324 1821 à 1850
Larrory (Moncayolle-Mendibieu ) 128 J 324 An XI à 1850 An XII-An XIV,1809-1810
Mendibieu (Moncayolle -Larrory) 128 J 324 1814 à 1850 1815-1816,1819,1838,1843
Moncayolle (Larrory-Mendibieu) 128 J 325 1851 à 1870
Larrory (Moncayolle-Mendibieu ) 128 J 325 1851 à 1856 1853
Mendibieu (Moncayolle -Larrory) 128 J 325 1851 à 1856 1853
Moncayolle 128 J 326 1871 à 1927
Montory Montory 128 J 341 1818 à 1879 "E DÉPÔT MONTORY E art. 1
Pièces annexes (an XIII-1886)
consentements de mariage (1905-1930)." "Mariages 1883-1890
5MI404"
Montory 128 J 342 1880 à 1927
Musculdy Musculdy 128 J 349 An VIII à 1857 An XII-An XIV,1807-1816,1846-1847
Ordiarp Ordiarp 128 J 366 1816 à 1850 1817,1840,1847
Ordiarp 128 J 367 1851 à 1870
Ordiarp 128 J 368 1871 à 1927
Orègue Orègue 128 J 369 1818 à 1879 "Mariages 1793-1806
5MI425"
Orègue 128 J 370 1880 à 1927
Ossas-Suhare Ossas-Suhare 128 J 378 An IX à 1880 An X-1814
Osserain-Rivarreyte Osserain-Rivarreyte 128 J 382 An XI à 1843 1808,1816
Rivarreyte(Osserain) 128 J 382 à 1927
Ossès Ossès 128 J 383 An XI à 1843 1812-1828
Ostabat-Asme Ostabat (Asme) 128 J 384 An IX à 1843 An X,1812,1815-1817,1833
(Ostabat) Asme 128 J 384 1815 à 1840 1819-1820,1822,1824,1831,1834,1837
Pagolle Pagolle 128 J 388 1818 à 1843 "Mariages 1843-1852
1863-1872
5MI441"
Roquiague Roquiague 128 J 440 1816 à 1927 1817-1818,1821,1840 "Mariages 1833-1852
5MI468"
Saint-Étienne-de-Baïgorry Saint-Étienne-de-Baïgorry 128 J 449 1814 à 1843 1815-1818
Saint-Esteben 5MI476
Saint-Gladie-Arrive-Munein Saint-Gladie-Arrive-Munein 128 J 452
Saint-Jean-de-Luz 5MI483
Saint-Jean-Le-Vieux Saint-Jean-Le-Vieux 128 J 455 1823 à 1843 "Mariages 1833-1842
5MI484"
Saint-Jean-Pied-de-Port Saint-Jean-Pied-de-Port 128 J 456 An XI à 1843 An XII "Mariages 1863-1872
5MI485"
Saint-Just-Ibarre Saint-Just-Ibarre 128 J 458 An XI à 1843 1835
(Saint-Just)Ibarre 128 J 458 An XIV à 1841 1809-1811,1815
Saint-Martin-d’Arberoue 5MI489
Saint-Michel Saint-Michel 128 J 460 1817 à 1843 1818
Saint-Palais Saint-Palais 128 J 461 An XI à 1839 1820-1822 "Mariages 1793-1806
5MI493"
Saint-Pée-sur-Nivelle 5MI495
Saint-Pierre-d’Irube 5MI496
Sainte-Engrace Sainte-Engrace 128 J 448 1818 à 1927 1819 "E 1
Pièces annexes d’état civil
An XI-1849"
Sames 5MI502
Sare 5MI504
Sauguis-Saint-Etienne Sauguis-Saint-Etienne 128 J 477 An IX à 1927 An X-An XI,An XIV,1807-1810,1812
Souraïde "Voir site geneoweb
souraide"
Suhescun Suhescun 128 J 494 1817 à 1843 1821 5MI528 "5MI528
Indication
N° de la vue"
Tardets-Sorholus Tardets (Sorholus) 128 J 499 1809 à 1859 1813-1819,1839-1840,1849, 5MI533
(Tardets)-Sorholus 128 J 499 1818 à 1859 1831,1853
Tardets 128 J 500 1860 à 1927
Trois-Villes Trois-Villes 128 J 504 An XII à 1839 An XIV,1807-1808,1810-1815
Uhart-Cize Uhart-Cize 128 J 505 1820 à 1843 1836
Uhart-Mixe Uhart-Mixe 128 J 506 1817 à 1843 1821
Urcuit 5MI540
Urrugne Urrugne 128 J E DÉPÔT URRUGNE E 28 5MI545
Urrugne 128 J "Extraits de minutes de justice de paix et de registres de
naissances de diverses communes françaises et espagnoles
de 1734 à environ 1825."
Urrugne 128 J "E DÉPÔT URRUGNE E 29
Publications de bans et consentement de mariage de 1761 à 1827
et un acte de divorce de 1826."
Urt Urt 128 J "E DÉPÔT URRUGNE E 30
Déclaration de décès
1772-1852"
"Mariages
1813-1862
5MI546
"
Villefranque 5MI558
Viodos-Abense-de-Bas Viodos ( Abense de Bas) 128 J 520 1815 à 1927
( Viodos ) Abense de Bas 128 J 520 1810 à 1927 1808-1816,1819,1838-1839,1843
Divers "Extraits d’actes d’état civil
de diverses communes"
128 J 521

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